Gereksinim Toplama Workshop / Toplantı Yönetimi

💬 Prompt

📋 Kopyala

Aşağıdaki gereksinim toplama oturumu için planla:

OTURUM TİPİ:
[AŞAĞIDAKİLERDEN BİRİ]
- Birebir görüşme (interview)
- Grup görüşmesi (focus group)
- Workshop (interaktif)
- Anket (survey)
- Gözlem (observation / shadowing)
- Dokümantasyon incelemesi
- Prototip değerlendirmesi
- Beyin fırtınası (brainstorming)

BAĞLAM:
- Proje: [PROJE ADI]
- Aşama: [KEŞİF / TASARIM / VALIDATION]
- Paydaş: [HEDEF KITLE]
- Katılımcı sayısı: [N KİŞİ]
- Süre: [X SAAT]
- Lokasyon: [FİZİKSEL / UZAKTAN / HİBRİT]

OTURUM HAZIRLIĞı 7 BÖLÜMDE:

BÖLÜM 1 — ÖN HAZIRLIK

1.1 AMAÇ NETLEŞTIRME

SMART GOAL:
- Bu oturumda ne öğrenmek istiyoruz
- Hangi kararlara veri olacak
- Başarı kriterleri ne

ÖRNEK:
- "Sipariş yönetimi sürecindeki mevcut pain point'leri ve iyileştirme fırsatlarını tespit etmek"
- "Prototip 2'nin kullanılabilirlik sorunlarını belirlemek"
- "Stakeholder'lar arası çelişen gereksinimleri çözmek"

1.2 KATILIMCı SEÇİMİ

DÖNEMLI KRİTERLER:
- Konuyla ilgisi (doğrudan etkileniyor mu)
- Uzmanlık (konuya hakim mi)
- Otorite (karar verebilir mi)
- Çeşitlilik (farklı perspektifler)
- Açık fikirlilik

IDEAL SAYI:
- Bire bir: 1
- Odak grup: 6-10
- Workshop: 8-15
- Büyük grup: 20-30 (ayrı ayrı çalıştırılmalı)

1.3 DAVET VE AGENDA

DAVET E-POSTA:
- Başlık net
- Tarih, saat, süre
- Konu ve amaç
- Kimler katılacak
- Hazırlık gereksinimleri
- Lokasyon / link
- Onay isteme

AGENDA ÖRNEĞI (2 saatlik workshop):
- 0:00-0:10 Açılış + tanışma
- 0:10-0:20 Amaç ve yöntem tanıtım
- 0:20-0:50 Mevcut durum tartışma
- 0:50-1:05 Ara
- 1:05-1:35 Fikir üretme (ideation)
- 1:35-1:55 Önceliklendirme
- 1:55-2:00 Sonuç + sonraki adımlar

1.4 HAZIRLIK MATERYALLERİ

- Katılımcı kimliği kartları
- Büyük kağıtlar (flipchart)
- Post-it'ler (birkaç renk)
- Kalem / marker
- Timer
- Önceden hazırlanmış şablonlar
- Dijital: Miro / Mural board, Slido, Zoom

BÖLÜM 2 — OTURUM AÇILIŞı

2.1 KONFOR YARATMA

FİZİKSEL:
- Oda ısısı uygun
- Aydınlatma yeterli
- Su / atıştırmalık
- Rahat sandalye
- Teknoloji test edilmiş

DUYGUSAL:
- Sıcak karşılama
- Her katılımcıya teşekkür
- Rahat ortam
- Güven

2.2 ICE BREAKER

AMAÇ:
- Kültürel bariyeri kır
- Herkes konuşmaya başlasın
- Gerginlik azalt

ÖRNEKLER:
- "İsim + bu hafta sizi gülümseten bir şey"
- "İsim + en son öğrendiğiniz yeni bir şey"
- "Hayvan olsaydınız hangisi olurdunuz ve neden"

SÜRE: 5-10 dakika max

2.3 GROUND RULES (Temel Kurallar)

KATILIMCILARLA BİRLİKTE:
- Bir kişi konuşurken dinleme
- Yargısız dinleme
- Saygılı eleştiri
- Telefonları sessiz
- Mola istersen söyle
- Parking lot (konu dışı fikirler için yer)
- Gizlilik (konuşulanlar dışarı çıkmaz)

BÖLÜM 3 — ELICITATION TEKNIKLERI

3.1 AÇIK UÇLU SORULAR

İYİ SORULAR:
- "Bu süreçte en çok neyden şikayet ediyorsunuz?"
- "Bir sihirli değneğiniz olsa bu sistemi nasıl değiştirirdiniz?"
- "Günde kaç kez bu ekranı görüyorsunuz?"
- "Son seferinde ne oldu?"

KÖTÜ SORULAR:
- "Size yeni bir sistem lazım, değil mi?" (yönlendirici)
- "Excel'de yapıyor musunuz?" (kapalı)
- "CRM'de neler var?" (dünyanın bilgisini sorma)

3.2 5 WHYS

- Problemden başla
- "Neden?" diye sor
- Cevap geldikçe tekrar sor
- 5 seviye derinleş
- Kök nedene ulaş

3.3 STORY TELLING

- "Son seferini anlatın"
- Gerçek hikaye detay verir
- Hipotetik değil
- Duygu ortaya çıkar

3.4 USER JOURNEY MAPPING

- Aşama aşama kullanıcı yolculuğu
- Her aşamada:
  * Aksiyonlar
  * Düşünceler
  * Duygular (mutlu/frustre)
  * Temas noktaları (touchpoints)
  * Pain point'ler
  * İyileştirme fırsatları

3.5 BRAINSTORMING KURALLARI

- Sayı > kalite (önce)
- Eleştiri yok
- Çılgın fikirler kabul
- Fikirler üzerine inşa
- Herkes katılır
- Süre sınırlı

TEKNIKLER:
- Round robin (sırayla)
- Post-it dökümü (herkes aynı anda)
- 6-3-5 (6 kişi, 3 fikir, 5 dakika)
- Crazy 8s (8 fikir 8 dakika)

3.6 AFFINITY MAPPING

- Post-it'leri gruplama
- Benzer fikirler bir araya
- Tema çıkarma
- Önceliklendirme

3.7 DOT VOTING

- Her katılımcıya 3-5 oy (nokta stiker)
- En önemli fikirleri işaretle
- Görsel öncelikleme
- Hızlı karar

3.8 MoSCoW

- Must Have (zorunlu)
- Should Have (olmalı)
- Could Have (olabilir)
- Won't Have (bu sefer değil)
- Gereksinimler önceliklemek

3.9 IMPACT MAPPING

- Neden (goal)
- Kim (actor)
- Nasıl (impact)
- Ne (deliverable)
- Strateji netleştirme

3.10 ROLLE PLAYING

- Senaryo oyna
- Farklı roller al
- Perspektif değişimi
- Empati

BÖLÜM 4 — KOLAYLAŞTIRICI BECERILERI

4.1 NEUTRALITY

- Taraf tutmama
- Kendi fikrini dayatmama
- Herkese eşit söz
- Farklı görüşlere alan

4.2 AKTIF DINLEME

- Göz teması
- Yansıtma ("duyduğum şu...")
- Özetleme
- Soruyla derinleştirme

4.3 ZAMAN YÖNETIMI

- Agenda'ya uyma
- Parking lot kullanma
- Duralama ("iyi konu ama şimdi değil")
- Enerji takibi (mola zamanı)

4.4 ÇATIŞMA YÖNETIMI

ÇELİŞKİ DURUMUNDA:
- "Her iki görüş de değerli"
- Ortak zemin arama
- Veri talep etme
- Karar verme kriteri
- Gerekirse ertele (ek bilgi için)

4.5 SESSIZE KONUŞMA FıRSATı

- İçe dönük kişiler
- Round robin
- Yazılı katkı
- 1-1 sonra

4.6 DOMINANT KİŞİ YÖNETIMI

- Nazik intervention
- "Diğer görüşleri de duyalım"
- Süre sınırı
- Görev delegasyonu (timekeeper olarak)

BÖLÜM 5 — DİJİTAL / UZAKTAN OTURUMLAR

5.1 TEKNOLOJI SEÇIMI

- Zoom / Teams / Google Meet (video)
- Miro / Mural / Figjam (whiteboard)
- Slido / Mentimeter (poll, Q&A)
- Notion / Confluence (dokümantasyon)
- Loom (kısa video)

5.2 UZAKTAN BEST PRACTICE

- Kamera açık teşvik (zorlamamak)
- Mikrofon disiplin
- Chat aktif
- Breakout room küçük grup
- Sıkça mola (konsantrasyon)
- Kısa tut (1.5 saat max)

5.3 HİBRİT YÖNETIMI

ZOR:
- Oda + uzak eşitlik
- Tüm katılımcı görebilmeli
- Chat uzaktakiler için

DONANIM:
- Good mic
- Wide angle camera
- Screen for remote
- Zoom Rooms / Teams Rooms

BÖLÜM 6 — OTURUM KAPANıŞı

6.1 ÖZET

- Ana bulgular (3-5 madde)
- Kararlar (net)
- Aksiyonlar (sorumlu + tarih)
- Sonraki adımlar

6.2 KATILIMCı GERI BILDIRIMI

- Nasıl geçtiği (1-5 skor)
- İyi olan
- İyileştirilecek
- Anonim

6.3 TEŞEKKÜR

- Kişisel teşekkür
- Katkılarının değeri
- Materyaller paylaşılacak
- Sonraki temas

BÖLÜM 7 — SONRASI

7.1 NOT DÜZENLEME

48 SAAT İÇINDE:
- Ham notları temizle
- Tema gruplama
- Anahtar alıntılar
- Aksiyon listesi
- Özet rapor

7.2 PAYLAŞIM

- Katılımcılara özet (1 sayfa)
- Sponsor'a detay rapor
- Dosya organizasyonu
- Dokümantasyon merkezi

7.3 TAKİP AKSİYONLARı

- Aksiyon listesi
- Sorumlu takibi
- 1-2 hafta sonra ilerleme kontrol
- Gerekirse ek oturum

7.4 ÖĞRENILEN DERSLER

- Ne iyi çalıştı
- Ne düzeltilebilir
- Sonraki sefere
- Kolaylaştırıcı gelişimi

ÖRNEK OTURUM - GEREKSİNİM TOPLAMA WORKSHOP:

AMACI: Yeni CRM için fonksiyonel gereksinim
Süre: 4 saat
Katılımcılar: Satış, müşteri hizmetleri, pazarlama, IT

AGENDA:
- 15 dk: Açılış + agenda
- 30 dk: Mevcut durum (pain points)
- 60 dk: Hedef durum fikir üretme
- 15 dk: Ara
- 60 dk: Özellik önceliklendirme (MoSCoW)
- 45 dk: Detaylandırma (top 10 özellik)
- 15 dk: Kapanış + aksiyonlar

ÇIKTILAR:
- 45 özellik listesi
- 12 Must Have
- 18 Should Have
- 10 Could Have
- 5 Won't Have
- Her özelliğin öz 1 paragraf açıklama

Türkçe. Facilitation best practice'lerine uygun.

📝 Örnek Çıktı

SQL Sorgu Yazımı + Veri Analizi

#veri 💎

Kullanıcı Hikayesi (User Story) Yazımı

#dokuman

Gereksinim Belgesi (BRD / FRD) Hazırlama

#dokuman 💎

Süreç Haritası (BPMN / Swim Lane) Çizimi

#surec 💎

Use Case Yazımı ve Diyagram

#dokuman 💎

SQL Veri Sorgulama (İş Analisti İçin)

#beceri 💎

Tüm İş Analisti promptlarını gör →